Contrataste um Freelancer? As Tuas Obrigações em 2026

O teu negócio cresceu, tens mais trabalho do que consegues fazer sozinho, e decidiste subcontratar outro freelancer — um designer, um copywriter, um programador — para te ajudar num projeto. Até aqui, tudo bem. O que a maioria não percebe é que, a partir do momento em que pagas outro trabalhador independente, deixas de ser apenas a pessoa que recebe recibos verdes e passas a ter obrigações fiscais próprias como pagador — obrigações que ninguém te avisa e que, se ignoradas, podem gerar coimas e até responsabilidade solidária por dívidas fiscais que nem sequer são tuas.

Este guia explica exatamente o que muda quando passas de "quem recebe" para "quem paga": a retenção na fonte que podes ter de fazer, a declaração Modelo 10 que a maioria dos freelancers nunca ouviu falar, o risco de falsa independência do lado do contratante, e como te proteger de tudo isto.

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A mudança de perspetiva que a maioria não vê chegar

Todo o conteúdo sobre recibos verdes — incluindo a maior parte do que vais encontrar neste site — é escrito do ponto de vista de quem recebe pagamentos: como emitir o recibo, como declarar o rendimento, como calcular o IRS. Mas quando começas a pagar a outro freelancer pelo trabalho dele, tornas-te aquilo que a lei chama uma "entidade pagadora" — e isso implica um conjunto de deveres fiscais distintos, mesmo sendo tu próprio um trabalhador independente e não uma empresa.

A boa notícia: estas obrigações são geríveis e previsíveis, desde que saibas que existem. A má notícia: a maioria dos freelancers que começa a subcontratar descobre-as tarde demais — normalmente quando recebe uma notificação da AT.

A retenção na fonte — quando és tu que tens de reter

Se tens contabilidade organizada e pagas a outro trabalhador independente por um serviço, podes ter a obrigação de reter na fonte uma parte do valor pago — exatamente como as empresas fazem contigo quando emites recibos a clientes empresariais.

A tua situação	Tens de reter na fonte?
Regime simplificado, sem contabilidade organizada	Normalmente não — a obrigação de reter recai sobre entidades com contabilidade organizada
Contabilidade organizada (faturação acima de €200.000)	Sim — deves reter conforme a atividade do prestador
O subcontratado faturou menos de €15.000 no ano anterior	O próprio subcontratado pode estar dispensado — confirma com ele antes de pagares

Na prática, a maioria dos freelancers em regime simplificado que subcontrata pontualmente outro freelancer não tem obrigação de retenção — essa responsabilidade recai tipicamente sobre entidades com contabilidade organizada. Mas se o teu negócio já cresceu ao ponto de teres contabilidade organizada, a situação muda por completo: passas a ter as mesmas obrigações de retenção que qualquer empresa que te contrata a ti.

⚠️ Não presumas — confirma sempre o teu enquadramento

As regras de retenção têm exceções e casos-limite que dependem do teu volume de faturação, do tipo de atividade do subcontratado e de fatores específicos da relação comercial. Se estás a subcontratar regularmente ou valores elevados, vale a pena confirmar a tua situação exata com um contabilista certificado antes de assumires que não tens obrigações.

Modelo 10 — a declaração que a maioria dos freelancers nunca ouviu falar

Esta é a obrigação mais surpreendente para quem começa a pagar outros freelancers. A declaração Modelo 10 é uma comunicação anual obrigatória à AT sobre rendimentos que pagaste a pessoas singulares — incluindo rendimentos sujeitos a retenção na fonte, mesmo quando dela dispensados.

Quem tem de entregar

Pessoas singulares ou entidades residentes em Portugal que, ao longo do ano, pagaram rendimentos sujeitos a IRS a outra pessoa singular — incluindo rendimentos de Categoria B (recibos verdes) pagos a subcontratados — quando esses pagamentos não foram já comunicados por outra via, como a Declaração Mensal de Remunerações.

Prazo de entrega

O prazo legal geral é até 10 de fevereiro do ano seguinte aos pagamentos, mas ajusta-se anualmente conforme dias úteis — para os rendimentos pagos em 2025, o prazo em 2026 é 2 de março. Marca esta data se subcontrataste alguém durante o ano.

O que tens de submeter

Por cada beneficiário: o NIF, o valor bruto pago durante o ano, e o valor de retenção efetuada (se aplicável). A submissão é feita exclusivamente por via eletrónica no Portal das Finanças, por transmissão de ficheiro.

Consequências de não entregar

A falta de entrega ou entrega fora de prazo é uma contraordenação ao abrigo do Regime Geral das Infrações Tributárias, com coimas que podem variar entre €150 e €3.750 consoante a gravidade. Além disso, a irregularidade pode dificultar a obtenção de certidões de situação fiscal regularizada, necessárias por exemplo para créditos ou concursos públicos.

💡 Modelo 10 não é o mesmo que o recibo verde do subcontratado

O subcontratado já emite o próprio recibo verde a ti, o que documenta o rendimento dele. O Modelo 10 é uma obrigação separada e tua — um resumo anual de todos os pagamentos que fizeste a pessoas singulares, cruzado pela AT para verificar consistência entre o que os beneficiários declaram e o que as entidades pagadoras reportam.

Falsa independência — agora do teu lado

Já explicámos noutro artigo o que é a falsa independência do ponto de vista de quem presta serviços a um único cliente. Mas quando tu és quem contrata outro freelancer, o mesmo risco existe — só que agora a responsabilidade recai sobre ti como contratante.

Se a relação com o teu subcontratado tiver características de trabalho subordinado — horário imposto por ti, uso exclusivo de ferramentas tuas, exclusividade, valor fixo mensal sem variação, presença obrigatória no teu espaço de trabalho — corres o risco de a ACT ou a AT reclassificarem a relação como um contrato de trabalho disfarçado, mesmo que ambos tenham combinado tratar-se de prestação de serviços.

Se a relação for reclassificada	Consequência para ti como contratante
Contribuições patronais em falta	Podes ter de pagar retroativamente 23,75% de SS patronal sobre o período completo da relação
Subsídios em falta	Podes dever subsídios de férias e Natal retroativos ao "trabalhador"
Coima por utilização ilícita de trabalho independente	Entre €2.040 e €9.690 por cada trabalhador nesta situação

Para te proteger, aplica exatamente as mesmas boas práticas que recomendamos no nosso guia sobre dependência económica e falsa independência — mas agora do lado do contratante: deixa o subcontratado definir o próprio horário, usa contratos de prestação de serviços claros sem exclusividade, e paga por entregável ou projeto em vez de um valor fixo mensal.

Responsabilidade solidária — o risco financeiro que poucos conhecem

Em determinadas situações, quem contrata um trabalhador independente pode ser considerado solidariamente responsável por dívidas fiscais ou contributivas relacionadas com essa relação — nomeadamente quando existem indícios de que a "prestação de serviços" era, na prática, uma relação de trabalho subordinado mal enquadrada.

Isto significa que, mesmo não sendo tu diretamente o devedor original, podes acabar por responder financeiramente por contribuições ou impostos que o subcontratado não pagou, se a AT ou a Segurança Social entenderem que a estrutura da relação contribuiu para essa situação. É mais uma razão para documentar sempre a relação com contratos claros e para evitares os sinais de alerta de falsa independência do lado do contratante.

Checklist — o que fazer antes de pagares o primeiro subcontratado

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Confirma o enquadramento fiscal do subcontratado

Pergunta se está isento de retenção pelo limiar dos €15.000, ou se está sujeito a retenção — isso determina se deves reter ou não ao pagar.

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Formaliza sempre um contrato de prestação de serviços

Mesmo um email claro com âmbito, prazo e valor já ajuda — mas para relações continuadas, um contrato formal protege ambas as partes e documenta a natureza da relação.

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Regista todos os pagamentos, ao longo do ano, num registo próprio

NIF do beneficiário, valor bruto, data e eventual retenção. É exatamente o que vais precisar em fevereiro/março para o Modelo 10, e reunir tudo no momento evita trabalho retroativo.

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Deixa o subcontratado definir o próprio horário e usar as próprias ferramentas

Protege-te do risco de falsa independência — foca-te em entregáveis e prazos, não em controlo de como e quando o trabalho é feito.

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Marca no calendário o prazo do Modelo 10

Início de março do ano seguinte, todos os anos em que subcontratares alguém — é a obrigação mais fácil de esquecer por ser anual e pouco divulgada.

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Perguntas frequentes — contratar outro freelancer

Se paguei apenas um pequeno valor a um subcontratado, ainda tenho de entregar o Modelo 10?

Em princípio sim — a obrigação de comunicação não tem um limiar mínimo de valor. Se pagaste rendimentos sujeitos a IRS a uma pessoa singular durante o ano, mesmo que o valor seja reduzido, a regra geral é que deve constar do Modelo 10, salvo isenções específicas. Confirma sempre com um contabilista para o teu caso concreto.

O subcontratado é meu amigo e nunca formalizámos nada por escrito — isso é um problema?

Não invalida as obrigações fiscais, que existem independentemente de haver contrato escrito. Mas do ponto de vista de proteção — tanto fiscal como em caso de disputa — a ausência de contrato deixa-te mais vulnerável, sobretudo no risco de reclassificação da relação. Formaliza sempre, mesmo com amigos ou conhecidos.

Se subcontrato alguém apenas uma vez, num único projeto, aplicam-se as mesmas regras?

Sim, em termos de retenção e de Modelo 10, a obrigação não depende da frequência — depende de teres efetuado um pagamento sujeito a IRS. O risco de falsa independência, por outro lado, é tipicamente maior em relações continuadas e regulares do que em projetos pontuais únicos.

Como sei se o meu subcontratado está isento de retenção?

Pergunta-lhe diretamente — quem está isento pelo limiar de faturação deve indicar essa dispensa no próprio recibo que te emite, mencionando a base legal (Artigo 101.º-B do CIRS). Se o recibo não mencionar dispensa e tu tiveres obrigação de retenção, deves aplicá-la mesmo assim — não presumas isenção sem confirmação explícita.

Preciso de um contabilista só para gerir um subcontratado ocasional?

Para uma subcontratação pontual e de baixo valor, muitos freelancers conseguem gerir sozinhos com organização cuidadosa — sobretudo se estiveres em regime simplificado sem obrigação de retenção. Mas se subcontratas regularmente, valores elevados, ou tens dúvidas sobre o teu enquadramento específico, o investimento num contabilista certificado compensa rapidamente ao evitar coimas e regularizações tardias.

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Fontes oficiais

Artigo 119.º do Código do IRS — Prazo e obrigação de entrega do Modelo 10
Portaria n.º 4/2024 — Regras de submissão do Modelo 10
Artigo 101.º-B do CIRS — Dispensa de retenção na fonte
Artigo 12.º do Código do Trabalho — Presunção de contrato de trabalho
Lei n.º 107/2009, de 14 de setembro — Regime de contraordenações laborais
Portal das Finanças — Submissão do Modelo 10

Última atualização: julho de 2026. Este artigo tem caráter informativo e não substitui aconselhamento fiscal ou jurídico personalizado. As obrigações de retenção e reporte variam consoante o teu enquadramento fiscal específico — consulta um contabilista certificado antes de subcontratares regularmente ou valores elevados.